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Wie organisiere ich einen Kongress?

Tipps zur Vorbereitung von Kongressen und Tagungen

Kongresse und Tagungen sind die Königsdisziplin der Veranstaltungs-Organisation. Wissenschaftlichen und fachlichen Erfahrungsaustausch auf hohem Niveau zu organisieren ist alles andere als ein Kinderspiel. Wir haben einen kurzen Leitfaden zusammengestellt, der die ersten Schritte zum erfolgreichen Kongress erleichtern soll. 

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Die Vorbereitungszeit

Kongresse mit mehr als 800 Teilnehmern benötigen im Durchschnitt eine Vorlaufzeit von 2-3 Jahren. Meist werden jährlich zirkulierende Kongresse über mehrere Jahre im Voraus fixiert.

Das Ziel definieren

Welchen Nutzen soll der Kongress für die veranstaltende Organisation bringen? Welches Motiv steckt dahinter? Welches Motto hat der Kongress? Das Kongress-Ziel spielt in weiterer Folge bei der Wahl des Kongress-Ortes, bei der Einladung der Referenten und bei den Rahmenprogrammen eine wichtige Rolle.

Zielgruppe definieren

Wer sind die potenziellen Teilnehmer des Kongresses und woher kommen sie? Wie viele Teilnehmer sind zu erwarten und dürfen diese mit Begleitpersonen anreisen?

Zeitpunkt und Dauer festlegen

In welcher Jahreszeit soll der Kongress stattfinden und über wie viele Tage soll er sich erstrecken? Die Monate September, Oktober, Mai und Juni sind die Hauptsaison für Kongresse, in denen das Preis-Niveau steigt und unbedingt Vorreservierungen getätigt werden müssen.

Das Kongress-Team festlegen

Die Zuständigkeitsbereiche im Kongressteam sollten von Anfang an klar geregelt sein. Wer ist verantwortlich für das wissenschaftliche Programm und die Betreuung der Referenten, wer für das Budget, wer für das Veranstaltungshaus, wer für das Rahmenprogramm und Transfers. Weitere Bereiche die berücksichtige werden müssen: das Kongress-Marketing (Drucksorten, Teilnehmer-Einladungen und Kongressunterlagen), die Abwicklung (mit Registrierung und Verrechnung), die An- und Abreiseorganisation, die Hotelkontingente.

Profis sparen Zeit, Geld und Nerven

So genannte "Professional Congress Organizer" (PCO), Kongressabteilungen von Incoming-Reisebüros, örtliche Tourismusverbände oder Inhouse Agenturen der Kongresshäuser unterstützen Veranstalter von den ersten Planungsschritten bis zur Gesamtorganisation.

Kostenplan erstellen

Das Budget in fixe und variable Kosten einteilen und dabei ebenso die Einnahmen-Seite beachten.

Wahl des Veranstaltungs-Ortes

Gibt es aufgrund des Kongress-Ziels spezielle Anforderungen an den Kongress-Ort? Oberösterreichs Städte bieten beste Verkehrsanbindungen, kompakte Stadtzentren mit breiter Hotelauswahl sowie ein reiches Kultur-, Shopping- und Gastronomieangebot. In kleineren Orten bleiben die Teilnehmer unter sich. Es lohnt sich auch, den Veranstaltungsort vorab zu besichtigen. Alle Kongresszentren und Orte laden Interessenten zu so genannten Site-Inspections ein.

Die Wahl des Veranstaltungs-Zentrums

Bei dieser Frage spielt neben Erreichbarkeit, flexibler Raumgestaltung und Kongress-Technik auch das hausinterne Gastronomieangebot und die Unterbringungsmöglichkeiten in der Umgebung eine große Rolle. Die Atmosphäre und die persönliche Betreuung sind ebenso ein wichtiger Entscheidungsparameter. Viele Kongresshäuser entlasten Veranstalter bei der Organisation und bieten professionelle Hilfe an.

Das wissenschaftliche Programm festlegen

Wie viele Räume sind neben dem Plenum notwendig? Wie viele Referenten sind geplant? Ein Tipp: Industrie-Ausstellungen, Workshops, Poster-Sessions und Exkursionen machen Kongresse attraktiver und bringen zusätzliche Einnahmequellen sowie Sponsoren.

Rahmenprogramm festlegen

Das Rahmenprogramm trägt wesentlich zum Erfolg des Kongresses bei. Welche Rahmenprogramme unterstützen das Kongress-Ziel? Professionelle Agenturen und örtliche Tourismusverbände erstellen maßgeschneiderte Angebote.

Kongress-Marketing

Von der Gestaltung einer Homepage mit integrierter Zimmeranmeldung, Drucksorten wie Terminaviso und Detail-Programm, Besucher Akquisa durch Direkt-Mailings, Werbung und Inserate bis hin zur Organisation von Pressekonferenzen gibt es jede Menge zu tun.

Kongressabwicklung vor Ort

Auf dem Gebiet der Registrierung der Teilnehmer gibt es ständig neue innovative Systeme. Die Kongress-Zentren und Professional Congress Organizer wissen Bescheid.