© Foto: Oberösterreich Tourismus GmbH/Robert Maybach: Linz in Oberösterreich
Linz in Oberösterreich

Hybrid Meeting-Webinar des Austrian Convention Bureau

Die Chance ihre Hybrid Meetings-Fitness zu testen hatten die TeilnehmerInnen des ACB Webinars "Hybrid Meeting Fitness Check" am 26.11.2020. Das speziell für die Tagungsbranche konzipierte Webinar deckte vor allem Basiswissen zum Thema Hybride Meetings & Events ab. Zusätzlich gaben konkrete Fallbeispiele aus der Branche einen Einblick in Konzepte und Möglichkeiten, die heuer bereits in die Umsetzung gingen.

Die Präsentation des ACB stellen wir hier gern zur Verfügung, sobald wir sie erhalten.

Themenüberblick:

  • Vorteile von Hybrid-Events
  • Technische/strukturelle Voraussetzungen und Herausforderungen für die Location
  • Technische Voraussetzungen und Herausforderungen für die Teilnehmer
  • Kosten hybrider Veranstaltungen
  • Geschäftsmodelle für Locations
  • Förderungen

Vorteile von Hybrid-Events

  • Höhere Teilnehmerzahlen
  • Nicht auf Fassungsvermögen der Location begrenzt
  • Hochwertige, internationale Speaker sind einfacher erreichbar und sparen sich die Anreise
  • Teilnehmer aus vielen Regionen und Ländern können teilnehmen
© Tabakfabrik Linz/Gregor Hartl Fotografie
Außenansicht mit Blick in den Innenhof Tabakfabrik Linz

Technische & strukturelle Voraussetzungen der Location

Neben der Infrastruktur, die die Location vor Ort bietet, sind folgende Punkte für die Durchführung eines hybriden Events zu beachten:

  • Wie viele Teilnehmer sind dabei?
  • Welche Plattform/Software wird verwendet?
  • Ist ein aktiver Austausch nötig?
  • Werden Break-out Räume benötigt?
  • Soll es eine Aufzeichnung geben?
© Frau arbeitet am Laptop/Oberösterreich Tourismus GmbH/Robert Maybach

Technische Voraussetzungen & Herausforderungen der Teilnehmer

Aber auch die Teilnehmer spielen eine große Rolle. Selbst die teuerste Softwarelösung macht nur Sinn, wenn der User sie auch versteht und sich so interaktiv am Geschehen beteiligen kann. Ebenso setzt jede Software bestimmte Voreinstellungen der Endgeräte voraus.

  • Individuelle Geräte-Spezifikation
  • Intuitive Bedienung der Software
  • Helpdesk und Übungssessions zur Unterstützung

 

 

Grober Kostenüberblick hybrider Veranstaltungen

Die hier angegebenen Werte sind als Richtwert zu verstehen und variieren natürlich je nach Anbieter und Teilnehmeranzahl.

  • Virtuelles Event – nur Online inkl. Moderator und Interaktion ab ~ € 1.500,-
  • Hybrides Event – Online & vor Ort inkl. Moderator, Regie/Kameras etc. ab ~ € 5.000,-
  • Online-Event ohne Interaktion ~ € 1.500,-

Förderungen

Von Bund und Ländern gibt es unterschiedliche Fördermöglichkeiten. Diese gelten nicht für öffentliche Häuser. Auch wenn die Bewerbungsfrist hier oft schon abgelaufen ist – im Regelfall wird der Budgettopf dieser Förderungen im neuen Jahr wieder aufgefüllt und es lohnt sich, sich zu bewerben.

Geschäftsmodelle für Locations

Für Locations bieten sich im Bereich Technik unterschiedliche Geschäftsmodelle an. In der aktuellen Situation – so waren sich die Branchenprofis einig – macht die Investition in ein eigenes Studio nur für die wenigsten Betriebe Sinn.

  1. Eigenes In-House Studio
    • Vorteile: Flexibilität, Einnahmequelle
    • Nachteile: Platzbedarf, hohe Investitionen, fehlendes Know-how (Wartung + Personal)
       
  2. Die Location an Technikpartner oder Agentur vermieten
    • Vorteile: Flexibilität, alles im Haus
    • Nachteile: Bindung der Fläche über einen kurzen Zeitraum, geringe Einnahmen
       
  3. Virtuelle Abbildung der Location
    • Vorteile: emotionale Bindung, Optik gut transportierbar, flexibel unterschiedliche Bestuhlungsvariationen durchsehen
    • Nachteile: Erstellungskosten, Aktualität

 

Business Cases von Branchenunternehmen

Im Anschluss waren drei Branchenprofis aus unterschiedlichen Bereichen der Veranstaltungsbranche zu Gast, um Ihre Business Cases mit allen zu teilen.

Stefan Heissl – Inspiria Event Service GmbH

  • Eventagentur
  • Business Case: Virtuelle Produkttrainings für neue Autos
    • Detailreiches Live-Produkttraining mit unterschiedlichsten Kameraeinstellungen und Interaktionsmöglichkeiten
  • Seine wichtigsten Erkenntnisse des digitales Produkttrainings – Live vs. Online:
    • Live ist es leichter zu improvisieren (Verschiebung der Pause, spontane Ereignisse)
    • Online hat der Vortragende kein Publikum als Resonanz, dem er in die Augen sehen kann oder von dem er Reaktion erhält
    • Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer ist online deutlich geringer – kürzere Programmbausteine bzw. Aufteilung des Programms auf mehrere Tage als Lösung
    • Inszenierung der Location so authentisch wie möglich (Inspiria versucht es bei seinen Events die Wertigkeit dieser zu vermitteln; somit sind auch evtl. Teilnahmekosten gerechtfertigt)
  • Was verändert sich durch die Hybridität von Events?
    • Organisation von Catering, Hotels etc. fällt weg
    • Proben werden intensiver und man benötigt mehr Staff vor Ort
    • Man muss noch mehr auf die Teilnehmer eingehen (Inszenierung, Nachbearbeitung)

Es muss nicht immer alles auf Hochglanz sein – Kunden sind schon sehr dankbar darüber, dass es eine spontane und kostengünstige Möglichkeit gibt, ihr Meeting durchzuführen!
Stefan Heissl
Managing Director - Inspiria Event Service

Michael Kral – Accor Hotels

  • Internationale Hotelgruppe
  • Business Case: BOCOM dezentraler Kongress gemeinsam mit dem German Convention Bureau
    • 4 Locations (Berlin, Essen, Amsterdam und Wien) zu einem Live-Event vereint
    • 500 Teilnehmer vor Ort an den Austragungsstätten, der Rest zugeschalten aus über 19 Ländern
    • Virtuelle Tour durch die Meeting Räume des Hotels S/O als Zukunftsmodell

 

Philipp Cejnek – Signature Group GmbH

  • Technikunternehmen
  • Bietet eigene Greenbox für komplett virtuelles Studio
  • Speaker können sich auf einer virtuellen Bühne „treffen“ und so gemeinsam eine virtuelle Präsentation abhalten.
  • Storyboard/Dramaturgie spielen hierfür eine wesentliche Rolle

Hotels und Locations können auch als Studio genützt werden, von dem aus das Event übertragen wird.
Michael Kral
Director M&E Sales Central Europe - Accor Hotels